Internationale uitbreiding vraagt om financiële procesverbetering
Een grote, Nederlandse supermarktketen ging zich in 2019 voor de eerste keer internationaal uitbreiden richting België. De bestaande formule van de Nederlandse supermarkten werd niet één op één doorgezet naar de Belgische markt, maar er werd specifiek gekeken naar de wensen en eisen van de Belgische consument.
onze kennis uw succes
Een groot project dat invloed had op de verschillende afdelingen op het hoofdkantoor, waaronder Finance. De organisatie koos ervoor een projectteam op te stellen dat bestond uit professionals vanuit diverse disciplines. Om procesverbeteringen binnen de financiële afdeling te garanderen, heeft REEF de expertise van projectspecialist Bas van der Heijden ingezet om het operationeel proces te versterken, procesverbetering aan te brengen, deel te nemen aan het RPA Robotics Team, KPI rapportages op te stellen en te schakelen tussen IT en Business.
Ervaring projectspecialist
‘’De organisatie is dusdanig groot, waardoor verbeteringen door verschillende partijen en afdelingen gewogen worden, want iedere verbetering kan invloed hebben op een ander proces. Ook de focus op duidelijke communicatie is van belang, omdat er met meerdere partijen en afdelingen gesproken wordt wanneer een aanpassing doorgevoerd moet worden.’’
Meer over Finance and ControlUitdagingen binnen het project
Met name de grootte, innovaties en prioriteitstelling van de organisatie zorgden voor uitdagingen binnen het project. Doorat de opdrachtgever gefocust is op de hoofdprojecten, is het van belang om concreet in kaart te brengen waarom een procesverbetering voor voordelen zorgt, wat de tijdsbesparing is, maar ook de ontwikkelingstijd. In sommige gevallen kan het voorstel uitstekend zijn, maar door prioriteitsstelling pas later worden uitgevoerd. ‘’Het interessante van de opdracht is om je eigen plek hierin te vinden, hoe ga ik anderen overtuigen van de (proces)verbeteringen’’, aldus Bas.
onze mensenuw resultaat
Aanpak
Er is gestart met het inzichtelijk maken van de dynamiek en de structuur van de organisatie. Hiervoor zijn meerdere stappen gezet. Zo zijn gesprekken gevoerd met de teamleider Finance en verschillende teamleden om de organisatie en de opdracht te begrijpen en eigen te maken. Vervolgens is Bas met de stakeholders om de tafel gaan zitten, om inzicht te krijgen in de activiteiten die het Cash Office en Accounts Receivable-team uitvoeren. Hierna is alle verzamelde informatie in een projectoverzicht gegoten, om vervolgens samen met de teamleider de prioriteiten van ieder project te bepalen, waarna er een plan van aanpak is opgesteld.
Er werd gezorgd dat de medewerkers van zowel Cash Office als Accounts Receivable hun operationele taken efficiënt en tijdig konden uitvoeren. “Bij eventuele problemen werd op de korte termijn een oplossing geboden en beoordeeld of dit proces op een langer termijn verbeterd kon worden, mogelijk door middel van robotisering.” Daarnaast is de afdeling versterkt tijdens dagelijkse werkzaamheden.
‘’Belangrijk bij een dusdanig grote organisatie is om in kaart te brengen welke autorisatie er binnen iedere functie past om bepaalde taken uit te voeren. Hieruit kwam naar voren dat het overleg met en de aanpak bij IT op een ‘agile’ wijze verloopt; iedere 2 weken wordt er dus een sprint gepland en de inhoud daarvan nageleefd. Door te fungeren als schakel tussen IT en Business werd procesverbetering mogelijk.’’
Vergelijkbare projecten en vacatures
Medewerker Financiële administratie & Reporting
- Project
- Voltijd
- € 2500 - € 4000
- Vacature
- Voltijd
- € 2500 - € 4500
- Vacature
- Voltijd
- € 3000 - € 5000
Junior medewerker salarisadministratie
- Vacature
- Voltijd
- € 2000 - € 3000
- Vacature
- Voltijd
- € 4000 - € 6000
- Vacature
- Voltijd
- € 2500 - € 4500
- Vacature
- Voltijd
- € 3500 - € 5500
Procesverbeteringen
Na een periode van 1,5 jaar zijn er vele financiële procesverbeteringen gerealiseerd, zoals:
- Het percentage geautomatiseerde banktransacties is in kaart gebracht en naar een hoger niveau getild: 95.5%;
- Verschillende KPI rapportages zijn efficiënter opgesteld middels PowerBI;
- Een achttal robot- en procesverbeteringen zijn doorgevoerd;
- Daarnaast is er structuur aangebracht in de continuïteit van de projecten en een tussenrekening Supplier Finance met een opgebouwde meerjarige achterstand is opgeschoond.
''Ik ben trots op mijn ontwikkeling als professional en het resultaat van het project. Ondanks de uitdagingen die corona en een reorganisatie met zich meebrachten, kijk ik terug op een leerzame en succesvolle periode‘’, aldus Bas.
Kennis delen
Onze finance-professionals maken onderdeel uit van een team van experts. Doordat zij kennis opdoen bij verschillende opdrachtgevers zijn zij snel en effectief inzetbaar. Deze opgedane kennis en ervaring delen zij dagelijks met collega REEF-professionals. Binnen een project zorgt dit voor sneller resultaat. Niet één projectspecialist kijkt mee, maar de kennis van tientallen specialisten wordt ingezet.
Meer informatie
Vragen over deze case? Of benieuwd naar de oplossingen die REEF uw organisatie kan bieden? Neem contact op met Ingrid Oerlemans.
Ingrid Oerlemans
teammanager Personeel en Organisatie, Finance and Control